Huragan Katrina. Huragan Rita. Huragan Wilma. Zaledwie kilka miesięcy temu te burze zmieniły życie milionów ludzi. Nawet jeśli nie pracowałeś na obszarach dotkniętych tymi burzami, być może wysyłałeś produkty do lub otrzymywałeś produkty z firm w regionie Zatoki Perskiej. Myślisz, że nie dotknęły Cię te klęski żywiołowe?
Teraz pomnóż tę myśl tysiąc razy i masz pewne pojęcie o tym, dlaczego konieczne jest przygotowanie planu katastrofy na wypadek podobnego kryzysu w swoim rodzinnym mieście.
Jak zaplanować sytuację kryzysową lub katastrofę, gdy zwykle zdarzają się one nieoczekiwanie? Jak łatwo jest przewidzieć coś, czego nie doświadczyłeś? Są to dwa powody, dla których właściciele i menedżerowie mogą czuć się sparaliżowani w obliczu planowania kryzysu. Niektórym może wydawać się obce nawet próba wyobrażenia sobie, co zrobić lub przelać na papier, więc łatwiej jest odłożyć to na inny dzień.
Planowanie awaryjne
Ale spójrzmy na to w inny sposób, być może w mniejszych kawałkach, abyście mogli ogarnąć możliwości. Jedną z pierwszych rzeczy do zrobienia jest przydzielenie tej pracy jednej osobie – może to być ty lub ktoś inny – i utworzenie małego zespołu, który wesprze ten wysiłek. Jeden lider sprawi, że będzie to bardziej wydajny i efektywny proces.
Więc jaka jest pierwsza rzecz, którą możesz zrobić, aby zaplanować kryzys? Zrobić listę. Prosta lista „co jeśli” to świetne miejsce na rozpoczęcie. Pomyśl o prawie Murphy'ego: „Jeśli coś może pójść nie tak, to tak się stanie”. Bez względu na to, jak dziwnie to zabrzmi, zapisz wszystko, co może dotyczyć Twojej firmy – od katastrof ekologicznych, takich jak trzęsienia ziemi, powodzie czy huragany, po wycofanie produktu. Ta lista powinna obejmować wszystko, co może spowodować przerwanie normalnego cyklu biznesowego.
Czy uważasz, że przetwórcy na południowej Florydzie planowali wiele huraganów w 2005 roku? Kiedy teraz rozmawiam z niektórymi ludźmi, nie potrafią nawet utrzymać w porządku nazw huraganów lub tych, które spowodowały jaką fazę zniszczeń. Założę się, że większość firm na południu Florydy ma teraz plan katastrofy huraganu, który obejmuje takie rzeczy, jak alternatywne źródła zasilania, plany przekierowania produktów i listy komunikacyjne (zarówno dla klientów, jak i personelu firmy).
Plan naprawy biznesu
Gdy już masz listę „co jeśli”, rozejrzyj się, aby przeanalizować krytyczne usługi i funkcje Twojej firmy – te, które utrzymują otwarte drzwi. Niektóre elementy, które przychodzą mi do głowy, to pracownicy, przepływy pieniężne, sprzęt do obsługi, telefony i komputery oraz obsługa klientów. Są to kluczowe funkcje, które będą miały kluczowe znaczenie dla jak najszybszego uruchomienia po katastrofie.
Następnie weź tę nową listę i podziel pozycje na trzy lub cztery główne kategorie, które zawierają wszystko, co jest podobne, takie jak „Finanse”, „Komunikacja”, „Operacje” i „Ludzie”. Teraz możesz zacząć widzieć, jak będzie wyglądał Twój plan – najlepiej przed wybuchem kryzysu bez ostrzeżenia. Możesz wskazać jedną osobę, która będzie odpowiedzialna za każdą główną kategorię i poprosić „zespół” o poświęcenie czasu na zbadanie i napisanie planu postępowania z ich kategorią podczas kryzysu.
Pierwsza faza planu dotyczy katastrofy kryzysowej. To jest podręcznik użytkownika, jak zachować organizację podczas natychmiastowej katastrofy. Aby plan był użyteczny, musi zostać stworzony przed wystąpieniem przerwy. Kolejna faza planu, „odzyskiwanie”, ma na celu utrzymanie napływu środków finansowych, usług świadczonych i obsługiwanych klientów, aby utrzymać działalność gospodarczą po zakończeniu katastrofy. Należy zaplanować ostatnią fazę „ciągłości biznesowej”, aby zatoczyć koło z powrotem do punktu, w którym firma działała przed katastrofą.
Plan organizacyjny
Kilka obszarów, które wymagają bardziej szczegółowego planowania, obejmuje przechowywanie informacji, takich jak akta pracownicze, ubezpieczeniowe i finansowe; sprzęt komputerowy, oprogramowanie i dane; oraz mapę placu budowy i specyfikacje mediów. Uporządkuj te ważne dane tak, aby było ich wiele kopii, z zestawem przechowywanym w alternatywnej lokalizacji na wypadek zniszczenia głównego biura.
Jeszcze szersza faza planowania obejmuje analizę ryzyka i analizę wpływu biznesowego. Plany te są specjalistyczne i mogą przygotować Twoją firmę na uniknięcie poważnych strat finansowych. Istnieje wiele witryn sieci Web, w których dostępne są silne narzędzia planowania, które mogą pomóc we wszystkich fazach tego procesu planowania, ale następujące witryny są dobre na początek:
• Amerykański Czerwony Krzyż ma dobre informacje dla firm na www.redcross.org.
• Institute for Business and Home Safety udostępnia narzędzia planowania na swojej stronie internetowej pod adresem www.ibhs.org/business_protection.
• Centra Kontroli i Zapobiegania Chorobom mają obszerną listę ważnych witryn internetowych pod adresem www.cdc.gov/niosh/topics/prepared/.
•Rząd federalny posiada stronę internetową poświęconą przygotowaniom pod adresem www.ready.gov.
Podzielenie zadania planowania na małe kawałki i zorganizowanie zespołu do pracy nad planem sprawi, że będzie to wygodniejszy proces. Amerykański Czerwony Krzyż donosi, że aż 40 proc. małych firm nie otwiera się ponownie po katastrofie, takiej jak powódź, tornado czy trzęsienie ziemi. Nie pozwól, aby Twoja firma ucierpiała, ponieważ nie miałeś czasu na ustalenie planu.
EGA to firma konsultingowa specjalizująca się we wspieraniu branży produkcyjnej w przygotowywaniu audytów bezpieczeństwa żywności przez strony trzecie, opracowywaniu produktów świeżych, badaniach rynku, strategiach marketingowych i planach reklamowych. Aby uzyskać więcej informacji, zadzwoń (616) 784-2728 lub odwiedź www.edithgarrett.com.